Inicialmente, medida é obrigatória para companhias com mais de oito funcionários. A partir de julho de 2016, exigência será estendida para as que possuem mais de cinco empregados.

A resolução 125 do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), publicada em 9 de dezembro, torna o uso do certificado digital obrigatório para empresas com mais de oito funcionários a partir de 1º de janeiro de 2016, alerta a Serasa Experian.

A partir de julho de 2016, as empresas com mais de cinco empregados também deverão usar a certificação e, um ano depois, as que possuem mais de três. Atualmente, a obrigatoriedade engloba as companhias com mais de 10 funcionários.

As empresas que não utilizavam o certificado digital podiam efetuar as transmissões de dados sem a utilização do Certificado Digital, utilizando apenas login e senha no portal Conectividade Social e do e-Social.

O portal Conectividade Social é um canal online liberado pela Caixa Econômica Federal gratuitamente às empresas para a transmissão, via internet, dos arquivos gerados pelo programa SEFIP (Sistema de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social). O objetivo é facilitar o cumprimento das obrigações relativas ao FGTS.

Já o eSocial é um projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados. Desde 01/10/2015, está disponível no e-Social a ferramenta que possibilitará o recolhimento unificado dos tributos e do FGTS para os empregadores domésticos.

As novas obrigatoriedades valem para as empresas que se enquadram no Simples Nacional, regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos aplicável às microempresas e empresas de pequeno porte.

Tipos de certificado
Empresas que possuem número de CNPJ, deve utilizar um certificado de Pessoa Jurídica (e-CNPJ) para identificação nos sistemas e transmissão dos dados. Para facilitar o processo, é possível que a empresa defina um procurador (funcionário ou contador) para ser responsável por essas transações por meio de uma “delegação” dentro do próprio sistema. Porém, para que isso seja possível, é necessário que o procurador obtenha um certificado digital (e-CPF ou e-CNPJ) e realize também o cadastro no portal Conectividade Social.

A certificação digital é uma tecnologia que permite a identificação de pessoas físicas e jurídicas no ambiente eletrônico, regulamentada no país pela Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira (ICP-Brasil), vinculada à Casa Civil da Presidência da República. Tem validade jurídica e confere aos documentos eletrônicos autenticidade, integridade, sigilo e atributo de não repúdio.

Fonte: Empresa do Simples terá de usar certificado digital a partir de 1º de janeiro